REALIA SĄDOWE: “MAŁE” KSIĘGI WIECZYSTE

Nie wiadomo dlaczego, tak ważna rola ksiąg wieczystych, pomijana jest w sądach. Często pracownicy Wydziałów Ksiąg Wieczystych odnoszą wrażenie, że są – jako wydział – tzw. piątym kołem u wozu. Notorycznie nisko oceniania jest też ich praca, często słyszą sugestie, że ich wydział jest mało ważny, ponieważ nie ma wokand. Panuje mylny stereotyp, że w Wydziale Ksiąg Wieczystych sprawy są proste, łatwe i przyjemne, nieporównywalne oczywiście do spraw w innych wydziałach. Poza tym w „księgach” nie ma przecież co robić. Dlatego też zawsze te wydziały miały i mają okrajaną obsadę, pozostawiano w nich zawsze niezbędne minimum pracowników. Tylko o zaległościach oczywiście nie ma mowy!
Trudno oprzeć się wrażeniu, że ważniejsze i bardziej skomplikowane jest prowadzenie np. kontrolek, czy wysłanie listu w innym wydziale (oddziale) niż sporządzenie projektu wpisu w księdze wieczystej, co jest równoznaczne z dokonaniem całej wnioskowanej czynności (czyli po prostu wpis od a do z) i wiąże się z pełną znajomością ustawy o księgach wieczystych i hipotece oraz prawa cywilnego – prawa rzeczowego.
Takiej wiedzy nie wymaga się od pracowników innych wydziałów (oddziałów).

Nie można też pominąć kwestii, że pracy urzędników wieczystoksięgowych nie można porównywać z pracą pracowników wydziałów procesowych, nie tylko ze względu na zupełnie inną specyfikę pracy tego wydziału, ale również z uwagi na fakt, iż zgodnie z przepisami pracownicy tylko Wydziału Ksiąg Wieczystych mogą sporządzać projekty wpisów w księgach wieczystych, czyli zajmują się pracą koncepcyjną „quasi orzeczniczą” (oprócz pełnej obsługi sekretariatu), gdzie w innych wydziałach pracownicy sekretariatu nie mają żadnych uprawnień do sporządzania projektów orzeczeń wydawanych przez sędziego lub referendarza. Tak więc na pracownikach wieczystoksięgowych spoczywa większa odpowiedzialność i szerszy zakres obowiązków niż w pozostałych wydziałach (oddziałach).

Należy przy tym zaznaczyć, że pracy tej nie mogą wykonywać osoby niezatrudnione w sądzie na umowie o pracę, nie otrzymają one bowiem dostępu do systemu NKW. O ile w innych wydziałach możliwe jest wsparcie osobami zatrudnionymi na podstawie umów czasowych, o tyle w wydziałach kw nie można ich miarodajnie wykorzystać.

W § 1 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 listopada 2013 r. w sprawie określenia czynności, które przy prowadzeniu i przechowywaniu ksiąg wieczystych mogą spełniać samodzielnie pracownicy sądowi czytamy: „Pracownicy, o których mowa w ust. 1, mogą pod kierunkiem sędziego lub referendarza sądowego zamieszczać w księdze wieczystej projekty wpisów”. I właśnie ten zapis jest bardzo krzywdzący dla urzędników sekretariatów Wydziałów Ksiąg Wieczystych, ponieważ jest naciągany i wykorzystywany przez referendarzy i sędziów wieczystoksięgowych. W jaki sposób? Otóż w taki, że w większości sądów wykonanie projektu wpisu (wpisu do księgi wieczystej bez podpisu) zrzuca się na zwykłego pracownika. Sędzia lub referendarz podpisuje ten projekt, tzn. wpisuje swoje hasło w systemie informatycznym, szumnie nazywając to „dokonaniem wpisu w księdze wieczystej”.

Zastanawiające jest też to, że za zaległości w wydziałach wieczystoksięgowych odpowiedzialny jest kierownik sekretariatu i pracownicy sekretariatu, a nie sędzia i referendarz, którzy to właśnie powinni wykonywać wnioski wieczystoksięgowe w całości. Sekretariat jest od wykonywania innych czynności, takich jak rejestracja, wysyłka korespondencji, archiwum itp., a nie od opanowywania wpływu w wydziale.

Zapomina się też o tym, że w większości sądów, szczególnie tych mniejszych, Wydziały Ksiąg Wieczystych jako jedyne w sądzie, prowadzą swoje biuro obsługi interesantów oraz obsługę wszystkich rozmów telefonicznych, a także swoje biuro podawcze, co jest naprawdę bardzo czasochłonne. Interesanci często przychodzą w skomplikowanych sprawach, wtedy obsługa takiego jednego klienta może zająć godzinę lub dwie.

Pomimo iż w statystykach uwidacznia się tylko DzKw, do obciążenia pracownika w Wydziale Ksiąg Wieczystych, oprócz głównego dziennika – DzKw, należy doliczyć Centralną Informację, czyli wydawanie odpisów zwykłych i zupełnych z ksiąg wieczystych, wydruków, wyciągów z kw, co wiąże się z zarejestrowaniem wniosku, sporządzeniem i wydaniem odpisu. Następnie należy doliczyć DzOdp i DzKo. Pierwszy dziennik dotyczy sporządzania kserokopii z akt księgi wieczystej, co wiąże się z rejestracją wniosku, fizycznym wykonaniem kserokopii akt (często dla prokuratury, policji lub CBŚ trzeba pokserować po 100, 200 czy 300 stron akt), potwierdzeniem za zgodność z oryginałem i wysłaniem do odbiorcy.

Oczywiście nie są to wszystkie czynności należące do obowiązków pracowników wydziałów wieczystoksięgowych, to tylko ich część. Kiedy pracownik zdąży to wszystko zrobić, skoro nacisk kładzie się tylko na ilość wykonanych projektów wpisów. Gdzie w tym wszystkim obsługa archiwum w sądach, w których nie ma dodatkowych pracowników archiwistów, wszystkie czynności muszą wykonać pracownicy sekretariatu.

Pod uwagę należy także wziąć ilość prowadzonych ksiąg wieczystych w wydziale. Są to liczby pięciocyfrowe lub sześciocyfrowe. Do każdego wniosku, do każdego aktu notarialnego niezbędne są akta księgi wieczystej, tak samo jest w przypadku obsługi interesantów czy też telefonów – duża część wykonywanych czynności opiera się na analizie akt. Z tym między innymi wiąże się ciągłe przynoszenie z archiwum i odnoszenie do archiwum akt ksiąg wieczystych, a najczęściej nie ma w wydziale archiwisty. W związku z tym w archiwum musi być utrzymany nienaganny porządek, zwrotki muszą być na bieżąco wczytywane do systemu, dokładane do akt, a księgi muszą być na bieżąco zszywane i układane w prawidłowej kolejności na półkach. Kolejność ta jest bardzo ważna, ponieważ wystarczy włożyć akta nie na swoje miejsce i trzeba przeszukiwać setki tysięcy ksiąg, co trwać może tygodniami.

Tutaj nasuwa się myśl, że przecież chcąc usprawnić bieg postępowania wieczystoksięgowego, postanowiono „odciążyć” sędziów, powierzając prowadzenie spraw o wpis do księgi wieczystej referendarzom sądowym. W taki sposób powstała następna grupa zawodowa, na której rzecz pracować mają urzędnicy wieczystoksięgowi. Teraz tzw. projekty wpisów, pracownicy muszą wykonywać i na sędziego i na referendarza. Ponieważ referendarze w znaczącej części sądów, tak jak wielu sędziów, tylko podpisuje wpisy zaprojektowane przez szeregowych pracowników. O jakim więc odciążeniu mowa? Wystarczy poczytać na forum referendarzy, czym niektórzy się zajmują i od czego są. Często można tam przeczytać, jak to referendarze do pracy mają „swoje sekretarki”, a oni nie są od tego, oni są od myślenia. Bardzo często referendarz skierowany do pracy w wydziale ksiąg wieczystych, od razu żąda „osobistej sekretarki”. Czy to jest normalne? Czy po to właśnie stworzono instytucję referendarza sądowego? W wielu przypadkach nawet sędziowie nie mają swoich „sekretarek”. Przecież referendarz jest urzędnikiem ze szczególnymi uprawnieniami, od kiedy więc urzędnik ma swoją sekretarkę. Czy jest to uprzywilejowana grupa zawodowa w sądach?

Bardzo ciekawy jest także fakt zadaniowego czasu pracy referendarzy sądowych. Prezes sądu może wprowadzić zadaniowy czas pracy referendarza w przypadku, kiedy jest to uzasadnione potrzebami sądu wynikającymi z obciążenia zadaniami lub organizacją pracy wydziału. Przy zadaniowym czasie pracy pracownik ustala z pracodawcą zakres zadań, który ma sam wykonać i za które otrzymuje swoje wynagrodzenie, ale sam pracownik decyduje, kiedy te zadania wykona, w jakich godzinach. Pracodawca natomiast powinien tak ustalić zadania, w takiej ilości i rozmiarze, aby ich wykonanie było możliwe przy pracy nie dłuższej niż 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy w okresie rozliczeniowym. W większości sądów w Polsce referendarze mają wprowadzony zadaniowy czas pracy, a w większości tych wypadków prezesi wprowadzali taki system pracy po to, aby referendarze nie musieli przychodzić do pracy na 7.00 rano i wychodzić o 15.00 z pracy. Najczęściej

w tych przypadkach w ogóle nie analizowano potrzeb sądu, obciążenia lub organizacji pracy. Co gorsza, nie podlega to żadnej kontroli przewodniczących czy prezesów. Niestety w przeważającej części wprowadzenie takiego systemu pracy referendarzy zdezorganizowało pracę Wydziałów Ksiąg Wieczystych. Nie wiedzieć dlaczego przy zadaniowym czasie pracy, urzędnicy nadal wykonują pracę referendarza, ich zadania, wyznaczone przez prezesa stosownym zarządzeniem do wykonania, a praca przecież jest wykonywana. A czyim kosztem? Nieważne.

W niektórych przypadkach zachowanie referendarzy jest karygodne. „Wpadają” do pracy na tzw. godzinę lub dwie, mają jeszcze pretensję do „sekretarki”, że za mało zrobiła wniosków, podpisują i „wypadają” z pracy, np. na zakupy do galerii. Przecież nie po to się uczyli, aby teraz siedzieć w pracy. Oczywiście nie dotyczy to wszystkich referendarzy, ale naprawdę wielu z nich. Takie postępowanie hamuje płynność pracy w wydziale. Problem powstaje wtedy, gdy jeden wniosek wieczystoksięgowy jest zależny od drugiego wniosku i bez podpisu tego pierwszego nie można wykonać tego drugiego. Wtedy praca stoi (projektowanie wpisów dla referendarza), bo w godzinach pracy urzędnika nie ma referendarza, który wpisze „hasełko” do systemu.

Aktualnym problemem Wydziałów Ksiąg Wieczystych jest permanentne niedoetatyzowanie, a przy tym duży wpływ wniosków wieczystoksięgowych, wykonywanie przez pracowników czynności należących do kompetencji referendarza lub sędziego, a przede wszystkim sporządzanie projektów wpisów, nieprawidłowa organizacja pracy wydziału, często narzucona przez przewodniczących, co oznacza przede wszystkim wykonywanie przez pracowników zadań należących do referendarza sądowego pracującego w systemie zadaniowym i krótka jego obecność w godzinach pracy przy braku jakiejkolwiek kontroli ze strony prezesa, czy przewodniczącego.

Teraz jeszcze są plany wprowadzenia od października 2017 r. ustawy o przekształceniu użytkowania wieczystego na własność. Liczba wniosków wieczystoksięgowych związanych z ww. ustawą radykalnie wzrośnie. Ministerstwo Sprawiedliwości mówi o wzroście nawet o kilka milionów spraw rocznie, a może kilkanaście. W tej chwili, przy takiej obsadzie Wydziałów Ksiąg Wieczystych jest to po prostu nie do udźwignięcia. Pociesza tylko fakt, że Ministerstwo Sprawiedliwości planuje zwiększenie puli etatów do tych wydziałów. Należałoby przy okazji wspomnieć, że Ministerstwo powinno monitorować przydział tych nowych etatów do Ksiąg Wieczystych, ponieważ będą zakusy niektórych prezesów i dyrektorów na zwiększenie tymi etatami obsady innych wydziałów i oddziałów. Praktyka w sądach niestety jest taka, że z ksiąg wieczystych się tylko zabiera, a nie daje. Gdy tworzono w tych wydziałach Ekspozytury Centralnej Informacji i w związku z tym Ministerstwo przekazało etaty, to niektórzy przewodniczący i kierownicy musieli walczyć o nie lub „straszyć” powiadomieniem Ministerstwa Sprawiedliwości. Nawet jeżeli nowe etaty trafią do Wydziałów Ksiąg Wieczystych, to w momencie, kiedy zmniejszy się choć odrobinę wpływ, natychmiast zostaną one zabrane do oddziałów lub wydziału karnego czy cywilnego. Nasuwa się w tym miejscu pytanie: w jaki sposób te etaty będą rozdysponowane?

Najbardziej poszkodowane mogą być, jak zawsze, małe jednostki, gdzie w większości, w wydziałach kw zatrudnionych jest trzech czy czterech urzędników lub innych pracowników. Właśnie te małe wydziały teraz obawiają się, czy nowe etaty zostaną przekazane w większości do dużych sądów, bo jeśli tak, to będzie dla nich katastrofa. Obecnie ledwie pracownicy dają sobie radę z wpływem, a przecież w tych małych wydziałach wpływ też bardzo wzrośnie, a bez nowych etatów przeznaczonych stricte do ksiąg wieczystych, nikt nie wspomoże tych wydziałów.

Następne pytanie, bardzo ważne. Kiedy nowe etaty będą przekazane do wydziałów? Jest to ważna kwestia, ponieważ ustawa wchodzi w życie od 1 października 2017 r., a nowozatrudnionych pracowników trzeba nauczyć obsługi systemu SOWKW, który dla laika nie jest łatwym programem, nie wspominając o projektowaniu wpisów w księgach. Dla nowych pracowników będzie to zupełna abstrakcja, sporo czasu minie, zanim poznają dokładnie pracę w wydziale. W pracy z systemem SOWKW lub CI niezbędne jest także nadanie przez Ministerstwo Sprawiedliwości uprawnień dla nowych osób, co też trwa jakiś czas. Poza tym należy pamiętać, że będą rozpisane konkursy na nowe etaty, które trwają około dwóch miesięcy. Jeżeli więc nowe etaty zostaną przekazane do sądów od 1 października, to wówczas dopiero od stycznia będzie można tak naprawdę nowe osoby w pełni wykorzystać do pracy, a należy pamiętać, że wnioski wieczystoksięgowe związane z wejściem ustawy będą wpływać od października. Może wtedy powstać bardzo duży problem z zaległościami.

Bardzo dobrym wyjściem byłoby też, aby pracownicy sekretariatu wykonywali tylko czynności sekretariatu, natomiast projektowaniem wszystkich wpisów w kw powinni zajmować się tzw. orzecznicy, którzy do tego są zatrudnieni w wydziale. Takie rozwiązanie bardzo upłynniłoby pracę wydziału. Jeśli do wydziału zostanie przekazany tylko nowy etat referendarza, to jeszcze pogłębi już nadszarpniętą wydolność pracowników sekretariatu, ponieważ będzie to następna osoba, dla której trzeba będzie projektować wpisy, a człowiek fizycznie nie jest w stanie zrobić więcej niż to, co zrobi przez 8 godzin dziennie.

Pracowników wieczystoksięgowych niepokoi też informacja o wysokości wynagrodzenia przeznaczonej na jeden nowy etat. Praktycznie nikt z już pracujących, nawet kilkanaście czy kilkadziesiąt lat, nie zarabia takich kwot wynagrodzenia zasadniczego, jakie przeznaczono na nowe etaty.